Mehr Zeit für das Wesentliche: Zeitmanagement neu gedacht
Impulse, Methoden und Reflexionen für den Arbeitsalltag. Sehen, wohin die Zeit fließt, und sie bewusst neu verteilen.
Worum es in diesem Seminar geht
Zeitmanagement schafft keine zusätzliche Zeit. Es macht sichtbar, wohin sie fließt, und wo Entscheidungen fällig sind, die bisher niemand trifft.
In diesem Seminar arbeite ich mit Ihren Mitarbeitenden an beidem: an persönlichen Methoden für Prioritäten und Planung und an den Absprachen im Team, ohne die jede individuelle Struktur nach zwei Wochen wieder zerfällt.
Nicht mehr Zeit ist das Ziel, sondern mehr Zeit für das Richtige.
Deshalb beginnt der Tag nicht mit Methoden, sondern mit der Frage, wohin die Zeit tatsächlich fließt (Modul 01 und 02). Erst danach kommen Prioritäten und Planung.
In Pflege, Klinik und Praxis lässt sich der Tag nie ganz planen: Notfälle, Unterbrechungen und Dokumentation kommen dazwischen. Deshalb geht es hier nicht um starre Pläne, sondern um Prioritäten, Absprachen und Puffer, die auch dann halten, wenn es anders kommt.
Struktur und Klarheit im Arbeitsalltag gewinnen: Prioritäten setzen, Störfaktoren reduzieren und realistisch planen.
Alle Mitarbeitenden, die beruflich wie privat mit ihren Zeitressourcen kämpfen und einen Leitfaden für Struktur suchen. Ohne Vorkenntnisse.
Als Tagesseminar ausgelegt. Auch als Halbtages- oder Kompaktseminar (2 bis 3 Std.) sowie als Impulsvortrag (ca. 90 Min.) möglich.
Sechs Module, ein roter Faden
Jedes Modul baut auf dem vorherigen auf, vom Verstehen bis zur Umsetzung. Tippen Sie auf ein Modul, um die Inhalte zu sehen.
- Verstehen
- Erkennen
- Handeln
- Verankern
01Zeit ist relativ!Einführung, Mythen, Realitäten, Zeitwahrnehmung, Selbstcheck
- Mythen und Realitäten
„Ich habe keine Zeit“ heißt fast immer „das hat gerade keine Priorität“. Was Zeitmanagement leisten kann, und was eben nicht.
- Wie wir Zeit wahrnehmen
Warum sich manche Stunden dehnen und andere spurlos verschwinden. Der Unterschied zwischen gefühltem und tatsächlichem Zeitaufwand.
- Der persönliche Selbstcheck
Eine typische Woche ehrlich anschauen: Wofür ist die Zeit wirklich draufgegangen, und wie viel davon war so geplant?
- Was Multitasking kostet
Jeder Aufgabenwechsel kostet Aufmerksamkeit und Zeit. Was tatsächlich passiert, wenn man zwei Dinge gleichzeitig erledigen will.
02Umgang mit StörfaktorenUnterbrechungen, Zeitfresser, Reizreduktion, externe und interne Störung
- Von außen und von innen
Kolleginnen, Telefon und Mail auf der einen Seite, eigene Ablenkbarkeit, Aufschieben und Perfektionismus auf der anderen.
- Was Unterbrechungen kosten
Nach jeder Störung braucht es Zeit, um wieder in die Aufgabe zu finden. Deshalb ist „nur kurz mal eben“ fast nie kurz.
- Reizreduktion am Arbeitsplatz
Benachrichtigungen, offene Türen, ständige Sichtbarkeit: die Stellschrauben, die sofort und ohne Absprache wirken.
- Nein sagen und abgeben
Die wirksamste Zeitmanagement-Methode ist die Aufgabe, die man gar nicht erst übernimmt. Und die, die jemand anders besser kann.
03Prioritäten setzen mit SystemEisenhower-Matrix, Pareto-Prinzip, SMART-Methode, To-do-Listen
- Wichtig und dringend unterscheiden
Die Eisenhower-Matrix als Sortierhilfe, und die Frage, warum das Dringende das Wichtige so zuverlässig verdrängt.
- Das Pareto-Prinzip
Welcher kleine Teil der Arbeit bringt den größten Teil der Wirkung? Und wo genügen achtzig Prozent völlig?
- Aufgaben brauchbar formulieren
To-do-Listen scheitern meist an unklaren Aufgaben, nicht am fehlenden Willen. Die SMART-Kriterien als einfacher Prüfrahmen.
- Die Liste, die funktioniert
Eine Liste statt fünf, eine realistische Tagesmenge und zu jeder Aufgabe eine ehrliche Zeitschätzung.
04Planung und StrukturProduktiver Arbeitsalltag, Fokuszeiten, Time-Boxing, Meetings
- Fokuszeiten einrichten
Feste, geschützte Blöcke für konzentrierte Arbeit, und die Frage, wie man sie im Team durchsetzt, ohne unkollegial zu wirken.
- Time-Boxing
Einer Aufgabe eine feste Zeit geben, statt bis zur Fertigstellung zu arbeiten. Sonst dehnt sich Arbeit über die verfügbare Zeit aus.
- Der realistische Tagesplan
Puffer einplanen, höchstens etwa sechzig Prozent des Tages verplanen und den Tag bewusst abschließen.
- Meetings, die sich lohnen
Vier Fragen vor jeder Einladung: Wozu, mit wem, wie lange und mit welchem Ergebnis?
05Zeitkompetenz im TeamZeitkultur, Absprachen, Deadlines, Erwartungen, Verantwortung
- Die Zeitkultur sichtbar machen
Die ungeschriebenen Regeln im Team: Wie schnell muss man auf eine Mail reagieren? Wer darf wen wann unterbrechen?
- Absprachen statt Annahmen
Erreichbarkeit, Antwortzeiten und Fokuszeiten ausdrücklich vereinbaren, statt sie stillschweigend vorauszusetzen.
- Deadlines, die halten
Realistisch schätzen, Zwischenstände vereinbaren und früh melden, wenn die Zeit nicht reicht, nicht erst am Abgabetag.
- Erwartungen und Verantwortung
Wer entscheidet über die Reihenfolge, wenn zwei Stellen gleichzeitig etwas Dringendes wollen?
06Nachhaltigkeit und TransferReflexion, Werkzeuge, Planung, Fragerunde
- Rückblick und Ernte
Was war heute relevant? Die Teilnehmenden sichern die für sie persönlich wichtigsten Erkenntnisse des Tages.
- Werkzeuge auswählen statt sammeln
Eine Methode, die man tatsächlich benutzt, bringt mehr als fünf, die man kennt. Bewusst aussortieren gehört dazu.
- Der persönliche Umsetzungsplan
Drei konkrete Schritte für die kommenden vier Wochen, mit festem Startzeitpunkt statt gutem Willen.
- Offene Fragen und Ausblick
Fragerunde und, auf Wunsch, gemeinsame Vereinbarungen zur Zeitkultur im Team.
Passend zu Ihrem Zeitbudget
Die Inhalte lassen sich zeitlich und thematisch an Ihre Anforderungen anpassen. Alle Formate sind vor Ort oder online möglich.
Alle sechs Module inklusive Übungen, Reflexion und Umsetzungsplan. Die Empfehlung für nachhaltige Wirkung.
Module 01 bis 04 in verdichteter Form, mit reduzierten Übungsphasen und kurzem Transferteil.
Schwerpunktsetzung nach Absprache, in der Regel Modul 01, 03 und 04. Ideal für Teamtage.
Die Kernbotschaften als Vortrag mit interaktiven Elementen, für große Gruppen und Gesundheitstage.
Bis 16 Personen für intensives Arbeiten, größere Gruppen auf Anfrage.
In Ihren Räumen, an einem externen Tagungsort oder als Online-Format.
Arbeitsblätter, Übungskarten und ein digitales Handout für alle Teilnehmenden.
Mitarbeitende und Führungskräfte in Pflege, Kliniken und Praxen. Vorkenntnisse sind nicht nötig.
Alle sechs Module, Formate und Rahmenbedingungen auf elf Seiten, zum Weiterleiten an Kolleginnen, Kollegen und Geschäftsführung.
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